Datenverarbeitung

1. Datenschutzkontakt

Die Kontaktperson für DAWKOZ ist Dawid Kozula. Fragen zur Website und zu geplanten Implementierungen: [email protected].

Korrespondenz- und Animationsregeln stehen in der Datenschutzerklärung.

2. Daten in Geschäftslösungen

Telefonbots, IVR und Automatisierungen können notwendige Adress-, Anliegen- und Kontaktdaten verarbeiten. Der Umfang muss zum Prozesszweck passen.

Daten können in vereinbarte CRM-, Mail-, Tabellen- oder Messengertools gelangen. SMS und Telegram sind Beispiele, keine Pflichtbestandteile jeder Umsetzung.

3. Rollen der Beteiligten

Vor Start Verantwortlichen, Auftragsverarbeiter und Anbieterrollen bestimmen. Technische Umsetzung allein legt die Rolle nicht fest.

Bei Verarbeitung im Kundenauftrag sind geeignete Vereinbarungen und, soweit DSGVO-pflichtig, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit der richtigen Person oder Firma erforderlich.

4. Vereinbarungen je Projekt

• Zweck, Datenarten und Personenkategorien.
• Datenzugriff und Übermittlung von Weisungen.
• Anbieter sowie Speicher- und Verarbeitungsorte.
• Mögliche Transfers außerhalb des EWR und nötige Garantien.
• Speicherdauer, Löschung oder Rückgabe und Beendigung.
• Schutzmaßnahmen, Vorfälle und Unterstützung bei Betroffenenrechten.
• Bei geplanter Aufzeichnung oder Transkription: Zweck, Rechtsgrundlage und Anruferinformation.

5. Abrechnungsdaten und Daten der Gesprächsteilnehmer

Die für eine Rechnung erforderlichen Daten können vom tatsächlichen Verkäufer und seiner autorisierten Buchhaltung verarbeitet werden. Dies bedeutet keinen Zugriff auf Inhalte von Anfragen, Gesprächen, Transkripten oder Kundendokumenten.

Vor der Weitergabe von Daten an eine Stelle werden deren Rolle, Zweck und Umfang des Zugriffs sowie die einschlägige Rechtsgrundlage festgelegt. Der Leistungserbringer und das Abrechnungsmodell müssen vor Auftragserteilung bestätigt werden.

6. Geltungsbereich

Gesprächsteilnehmer sollten klar darüber informiert werden, dass sie mit einer KI sprechen. Die Aufzeichnung oder Speicherung eines Transkripts erfordert gesonderte Festlegungen zu Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsdauer und Information der Betroffenen. Allein der Anruf bei einem Bot ist keine Einwilligung in jede Nutzung des Gesprächs.

Bei der Automatisierung von Rechnungen werden der Umfang der auszulesenden Daten, die zur Prüfung berechtigten Personen und der Umgang mit Fehlern festgelegt. Das Auslesen eines Dokuments durch KI bedeutet weder eine korrekte Verbuchung noch die Übermittlung an KSeF oder die Freigabe einer Zahlung.

Diese Information beschreibt notwendige Absprachen. Sie ist kein Auftragsverarbeitungsvertrag und ersetzt weder Systemdokumentation noch Informationen an betroffene Personen.