Traitement des données

1. Contact pour les données

La personne de contact pour DAWKOZ est Dawid Kozula. Questions concernant le site et les déploiements envisagés : [email protected].

Les règles de correspondance et d'animation figurent dans la politique de confidentialité.

2. Données des solutions professionnelles

Bots téléphoniques, SVI et automatisations peuvent traiter adresse, description et coordonnées nécessaires à une demande. Le périmètre doit correspondre à la finalité du processus.

Les informations peuvent aller vers les outils convenus : CRM, e-mail, tableur ou messagerie. Les flux SMS et Telegram montrés sont des exemples, sans usage systématique.

3. Rôles des parties

Avant lancement, identifier responsable du traitement, sous-traitant et rôles des prestataires. La seule réalisation technique ne détermine pas ces rôles.

Un traitement par DAWKOZ pour le client nécessite les accords appropriés et, lorsque le RGPD l'impose, un contrat de sous-traitance nommant la personne ou l'entreprise concernée.

4. Accords propres à chaque déploiement

• Finalité, types de données et catégories de personnes.
• Périmètre d'accès et transmission des instructions.
• Prestataires et lieux de stockage et de traitement.
• Transferts éventuels hors Espace économique européen et garanties requises.
• Conservation, suppression ou restitution et fin de collaboration.
• Protection, incidents et assistance à l'exercice des droits.
• Si enregistrement ou transcription prévus : finalité, base juridique et information des interlocuteurs.

5. Données de facturation et données des interlocuteurs

Les données nécessaires à une facture peuvent être traitées par le vendeur effectif et son service comptable habilité. Cela ne leur donne pas accès au contenu des demandes, conversations, transcriptions ou documents des clients.

Avant de communiquer des données à une entité, son rôle, la finalité et l’étendue de son accès ainsi que la base juridique appropriée sont définis. L’identité du prestataire et le modèle de facturation doivent être confirmés avant la commande.

6. Portée du document

L’interlocuteur doit être clairement informé qu’il échange avec une IA. L’enregistrement ou la conservation d’une transcription nécessite de définir séparément la finalité, la base juridique, la durée de conservation et les modalités d’information. Le simple fait d’appeler un robot ne vaut pas consentement à toute utilisation de la conversation.

L’automatisation des factures nécessite de définir les données à lire, les personnes habilitées à les vérifier et la gestion des erreurs. La lecture d’un document par l’IA ne signifie pas qu’il a été correctement comptabilisé, transmis à KSeF ou qu’un paiement a été approuvé.

Ce texte décrit les accords à prévoir. Il ne constitue pas un contrat de sous-traitance et ne remplace ni la documentation du système ni l'information des personnes concernées.