Przetwarzanie danych

1. Kontakt w sprawach danych

Osobą kontaktową DAWKOZ jest Dawid Kozula. Pytania dotyczące strony i planowanych wdrożeń: [email protected].

Zasady dotyczące korespondencji i ustawienia animacji opisuje polityka prywatności.

2. Dane w rozwiązaniach dla firm

Boty telefoniczne, centrale IVR i automatyzacje mogą obsługiwać informacje potrzebne do realizacji zgłoszenia, np. adres, opis sprawy i dane kontaktowe. Zakres danych powinien odpowiadać celowi konkretnego procesu.

Informacja może trafiać do uzgodnionych narzędzi klienta, takich jak CRM, poczta, arkusz lub komunikator. Na stronie pokazano przykładowe przepływy z SMS i Telegramem; nie oznacza to, że te narzędzia są używane w każdym wdrożeniu.

3. Role stron

Przed uruchomieniem rozwiązania trzeba określić administratora danych, podmiot przetwarzający oraz role poszczególnych dostawców. Samo techniczne wykonanie wdrożenia nie przesądza o pełnionej roli.

Jeśli DAWKOZ ma przetwarzać dane osobowe w imieniu klienta, konieczne są odpowiednie ustalenia i — gdy wymaga tego RODO — umowa powierzenia przetwarzania danych. Powinna ona wskazywać właściwą osobę lub firmę jako stronę.

4. Co ustala się dla konkretnego wdrożenia

• Cel przetwarzania, rodzaj danych i kategorie osób, których dotyczą.
• Zakres dostępu do danych i sposób przekazywania instrukcji.
• Dostawców oraz lokalizację przechowywania i przetwarzania danych.
• Ewentualne transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy i wymagane zabezpieczenia.
• Okres przechowywania, usuwanie lub zwrot danych oraz zasady zakończenia współpracy.
• Środki ochrony danych, obsługę incydentów i wsparcie w realizacji praw osób.
• Jeżeli planowane jest nagrywanie rozmów lub transkrypcja — cel, podstawę prawną i sposób informowania rozmówców.

5. Dane rozliczeniowe a dane rozmówców

Dane potrzebne do faktury mogą być przetwarzane przez rzeczywistego sprzedawcę i jego upoważnioną obsługę księgową. Nie oznacza to dostępu do treści zgłoszeń, rozmów, transkrypcji ani dokumentów klientów.

Przed udostępnieniem danych każdemu podmiotowi określa się jego rolę, cel i zakres dostępu oraz właściwą podstawę prawną. Oznaczenie wykonawcy i model rozliczeń wymagają potwierdzenia przed zleceniem.

6. Zakres tego dokumentu

Rozmówca powinien otrzymać czytelną informację, że rozmawia z AI. Nagrywanie lub zapisywanie transkrypcji wymaga odrębnego ustalenia celu, podstawy prawnej, retencji i sposobu informowania. Samo połączenie z botem nie jest zgodą na każde wykorzystanie rozmowy.

Przy automatyzacji faktur ustala się zakres odczytu danych, osoby uprawnione do ich weryfikacji oraz sposób obsługi błędów. Odczyt dokumentu przez AI nie oznacza poprawnego zaksięgowania, wysłania do KSeF ani zatwierdzenia płatności.

Ta informacja opisuje, co trzeba uzgodnić przy wdrożeniu. Nie jest umową powierzenia i nie zastępuje dokumentacji konkretnego systemu ani informacji przekazywanych osobom, których dane będą przetwarzane.